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ExcelとAccessを比べてみる。

これからちょっとAccessデータベースソフトを使ってみたい、あるいは、Accessってどんな感じのものなんだろって、ちょっと気になっていませんか?慣れてしまうと、とっても身近で便利なデータベースソフトのAccessをちょっとだけ、Excelソフトと比べてみます。

ちょっとわかりにくいAccess

Microsoft Excelはファイルを開くと、一枚のSheetが出てきて、そこにやりたいことを即座に形にすることができます。
イメージとしては、一枚の用紙にデータや図などを自由自在に配置し、その場で集計も可能にしてくれます。文字は当然様々なフォントを選択することができ、グラフなどの図も配置も含めてとても綺麗に表示することができます。

それに対して、Microsoft Accessは、新規のファイルを開いても何も現れず、初めての人はまず何をすればよいのかがわかりません。

一般的にみて、Excelは比較的誰もが容易に操作をすることができますが、Accessはその知識を持っている人しか扱うことができない、といった感じがあります。
Excelは、Windows PCには最初からインストールされている場合がほとんどですから、多くの人たちにも馴染み深いのは納得できるところです。

Excelもちょっと大変なところもある

とても便利なExcelではありますが、例えば、毎月あるいは、毎日のように、定期的に同じ作業していくような場合があると、必然的にコピー&ペーストの作業が多くなってきます。具体的には、常に空のテンプレートを用意しておき、作業時に毎回コピーしなければならない、あるSheetに保存しているデータを別の表に表示したいとき、元の場所からデータをコピーして移してくる、などが考えられると思います。ピボットテーブルを利用するとSheetのデータを集計して表を作成してくれますが、やはりそのピボットテーブルのひな型はやはりコピーをしていくことになります。

そこで、Accessの場合は、Excelでいうところの、データを表示するための空の表のようなひな型を最初に作っておくと、それを何度でも使いまわしができるので毎回コピーする必要はなくなるということなのです。Accessは、データ自体とそれを表示するための表組などをはじめから分離して管理しているのでそれが可能になるのです。この事前準備をするのに多少の知識が必要であったり、ある程度の時間も必要なので、Accessに取り組むのを難しくしているところでもあります。しかし、これができると、後々の作業の効率は格段に上がり、楽に作業ができるようになります。ですので後から受ける恩恵はとても大きいと思います。

Accessの基本的な構成

ごく通常の使いかたで、Excelを使うときは、ほとんどの作業をSheet上で行います。では、Accessの場合はというと、実務の作業かできるように、事前の準備が必要になってきます。それは、いくつかのパーツを組み合わせて作っていくことになります。では、最も基本的な部分を見ていきます。

1)テーブル
テーブルはデータベースファイルの中にあるデータそのものを格納しておく場所です。例えば住所録というファイルがあった場合、氏名や住所、電話番号などの文字や数字だけを保管しておくところです。データの倉庫のようなところです。項目ごとに保管はしてあるので、テーブルだけでも入力したり、閲覧することもできますが、それらは通常、別の方法を使って、行います。見た目はExcelのSheetのような感じです。

2)フォーム
フォームは、データを入力する作業をしていくときに、項目ごとに空欄のマスに文字や数字を入力したりしていく画面であったり、あるいは、入力されたデータを後から閲覧したりする画面であったりします。Excelの場合、多くはSheetに直接データを書き込んでいきますが、Accessでは入力や閲覧用のフォームを別に用意していきます。ネット上にある登録画面など、フォームと呼ばれるものは身近なところにもたくさんあります。もちろんExcelでフォームを作成することもできます。

3)レポート
レポートは、ファイルに保存されているデータを、私たちが必要とするフォーマットで、表示させるもので、これが一番実際の書類のイメージに近いと思います。例えば請求書として表示したり、業務成績の一覧表であったり、それらをレポート上で閲覧したり、あるいは、それをそのまま用紙に印刷して、書類にすることにも使います。Excelでいうところの印刷プレビューのような感じです。

易しいところから始められるAccess

Accessにはこれらの他にもたくさんの構成で成り立っていますが、最も基本的な部分で見てみますと、このような構造で成り立っていることがわかります。Accessの利点は、初めから難しいプログラム言語の記述をしていかなくても、クエリやマクロなどの機能を使って、視覚的に操作していくことが可能です。最初はこのような機能を使っていき、徐々にVBAやSQLなどを勉強していきながら、難しいこともできるようにしていくことができるのです。

AccessとExcel

データの保存のしかたをみてみると、例えばExcelで作った請求書が100枚あったとします。もし仮に請求書一枚につきひとつのSheetを使っていたとすると、Sheetの数やあるいは、ファイルの数もかなり多くの量になってしまう可能性が高いです。どちらかといえば、Excelは、実際の書類のように一枚一枚の用紙をパソコン上で保管しているようなイメージがあります。

それに対してAccessは、例えば請求書を発行するとき、同じ種類のテンプレートなら、作るのはひとつだけで、その中身のデータは、簡単にいうとすべてのデータをひとつのテーブルに格納してしまうといいうイメージです。なので、データの保管という面からみると、Accessのほうがスッキリ簡潔にできているというイメージを持つことができます。ですがもちろんExcelにはExcelの良い面があります。ですので、AccessとExcelを利用する状況に応じて、上手に使い分けていくことが業務の効率アップに繋がっていくと思われます。

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