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コンボボックスに頻出順にドロップダウン。

これは、Access 2010バージョンで作った入力用のサンプルフォームです。左から順にコンボボックスを1個、テキストボックスを3個配置しています。その中で、一番右端のテキストボックスには、その都度必要に応じて摘要項目を入力しているとします。その中で、繰り返し同じ内容を入力することもあるかもしれません。そうすると、毎回同じ内容をその都度入力するのには時間がかかってしまいます。

ですが今回は、それらの内容をあらかじめ他のテーブル等に登録してそこから参照するという方法はとらないこととします。もしそれが商品名であったり、きっちりと管理していくものならば、あらかじめテーブルに登録する必要がありますが、今回はその摘要内容をもとに後で集計をとったりとかという想定はないものとしたいと思います。

Access フォーム

まずは、「摘要」テキストボックスをコンボボックスにコントロールの変更をします。コンボボックスを使うことで、何度も使う単語については、直接入力していくのではなく、コンボボックスのリストから選択して、入力していくという方法をとります。また、はじめて入力する内容については、テキストボックスに入力するように、直接入力をおこなっていきます。
Access フォーム
さらに、プルダウンして表示させるリストには、過去にその「摘要」テキストボックスに入力したデータから参照し、同じ内容の頻出度の高い順に表示させるようにします。そうすることで、過去の膨大な入力内容があっても、よく使う単語は上位に表示されるので、選択する時間の短縮になります。

では、このコンボボックスに表示させるためのクエリを作成していきます。まず、フォームのレコードソースであるテーブル「T_売上データ」を表示させ、その中の「摘要」フィールドを追加します。次に集計行を表示させ、リストからグループ化を選択します。これで、過去に入力した同じ内容ごとにひとまとめにしてしまいます。そして、もう一度、「摘要」フィールドを追加します。今度は、集計行のリストから、カウントを選択します。さらに、並べ替え降順に設定します。これで、過去に入力され、今グループ化した同じ内容のものの数量を取得でき、さらに回数の多い順番に表示させることができます。

Access クエリ

最後にこの選択クエリを保存して、コンボボックスのプロパティシートの「データ」タブの「値集合ソース」に設定させれば、リストに表示されるようになります。リストには、頻出度の高い内容から順に表示されます。また、摘要内容の頭文字を入力して「Enter」キーを押すと、頭文字が一致するもについては、自動的にボックスに表示してくれたりといった便利な使い方もできます。

Access クエリ

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